THE TOYOTA WAY
แปลโดย :ดร.วิทยา สุหฤทดำรง
 
ตอนที่6 : หลักการข้อที่ 2-กระบวนการที่ถูกต้องเท่านั้นที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

ใช้การควบคุมด้วยสายตา (Visual Control) เพื่อไม่ให้ปัญหาถูกซ่อนไว้ : เมื่อคนอเมริกันไปเยี่ยมชมโรงงานของญี่ปุ่นในช่วงทศวรรษ 1970-1980 ทุกคนพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า “โรงงานสะอาดจนคุณนั่งล้อมวงทานข้าวกับพื้นได้เลย !”
สำหรับคนญี่ปุ่นแล้ว คำพูดนี้ถือเป็นคำชม ! เขาอาจจะถามกลับว่า “แล้วทำไมคุณจึงอยากทำงานในเล้าหมูล่ะ ?”
ที่มากกว่าการทำให้โรงงานดูสะอาดตา และมีระเบียบ ในญี่ปุ่นนั้นมี “หลักการ 5 ส.” ซึ่งประกอบด้วยชุดกิจกรรมที่ลดความสูญเปล่า ลดความผิดพลาด ลดความบกพร่อง ลดอุบัติเหตุ แต่เพิ่มประสิทธิภาพของการมองเห็นปัญหา !
หลักการ 5 ส. ประกอบด้วยอะไรบ้าง ?
1-Seiri-สะสาง : จัดสิ่งของเป็นหมวดหมู่เพื่อกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นให้ออกห่างพื้นที่ทำงาน
2-Seiton-สะดวก : จัดเฉพาะสิ่งที่ต้องใช้เท่านั้นให้อยู่ในที่ทำงาน
 
3-Seiso-สะอาด : การทำให้พื้นที่ทำงานสะอาด เพื่อให้เห็นสิ่งที่ผิดปกติที่จะชี้สิ่งที่บกพร่อง หรือสิ่งที่ไม่ได้คุณภาพได้อย่างชัดเจน
4-Seiketsu-สร้างมาตรฐาน : พัฒนาระบบในการติดตามผลของ 3 ส.แรกเพื่อให้มี ….
5-Shitsuke- สร้างนิสัย : การสร้างความตระหนักของคนทุกๆคนให้ดำรงสถานภาพของที่ทำงานอย่างสม่ำเสมอ อย่างต่อเนื่อง
เมื่อทำ 5 ส. สำเร็จแล้ว แสดงว่าที่ทำงานนั้นบรรลุเป้าประสงค์ของ การผลิตแบบ TOYOTA WAY แล้วใช่หรือไม่ ?
คำตอบคือ : หลักการ 5 ส. เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของ “ระบบควบคุมด้วยสายตา” เท่านั้น !
“ระบบควบคุมด้วยสายตา” เป็นระบบเครื่องมือสื่อสารต่างๆที่ใช้ในสถานที่ทำงานที่สามารถบอกสิ่งที่ผิดปกติอย่างชัดเจนด้วยการมองเพียงแว่บเดียวเท่านั้น มันบอกได้ว่ามีอะไรที่กำลังออกนอกลู่นอกทาง เช่นมีสินค้าคงคลังมากองเกินมาตรฐานหรือไม่ สถานภาพของงานในขบวนการมีการขาดช่วงหรือล่าช้าตรงไหนบ้าง ชิ้นงานถูกต้องอย่างมีคุณภาพหรือไม่ ทั้งจากมุมมองผู้ปฏิบัติงานที่วงแคบสุดถึงหัวหน้าผู้ที่มีมุมมองกว้างในภาพรวม
ลองตอบคำถามที่ว่า “ผู้จัดการของคุณที่เดินเข้าไปในที่ทำงานจะรู้หรือไม่ว่ามีอะไรที่กำลังออกนอกลู่นอกทางโดยไม่ต้องขอข้อมูลจากผู้ปฏิบัติงาน โดยไม่ต้องถามใครทั้งสิ้น ?”
เพื่อให้เข้าใจความหมายของ “ระบบควบคุมด้วยสายตา” ในทางปฏิบัติ ต่อไปนี้คือตัวอย่าง “ปัญหาที่เห็นได้ด้วยสายตา” :
1-ภาชนะที่บรรจุชิ้นส่วนที่ถูกผลิตในขั้นตอนก่อนหน้านี้โดยที่ไม่มีใบ Kanban -แสดงว่ามีการผลิตมากเกินไปซึ่งถือว่าเป็นความสูญเสีย (ทำเกินกว่า Just-in-time)
2-สาย Andon ที่แสดงออกโดย “ธงสีแดง หรือ ไฟสีแดง” ที่แม้ผู้ที่อยู่ห่างไกลก็เห็นได้อย่างชัดเจนในจุดที่มีปัญหาและต้องการความช่วยเหลือด่วน
หัวใจที่สำคัญของ TOYOTA คือการบูรณาการชุดของเครื่องมือควบคุมด้วยสายตา เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมในที่ทำงานที่ “เปิดเผยและปราศจากความสูญเปล่า” !
 
การควบคุมด้วยสายตา (Visual Control) เพื่อไม่ให้ปัญหาถูกซ่อนไว้ –กับงานก่อสร้างบ้าน
การจัดระบบควบคุมด้วยสายตาของ TOYOTA หลายอย่างสามารถนำมาดัดแปลงในงานก่อสร้างได้ เช่น :
1-หลักการ 5 ส. เพราะเป็นสิ่งที่เข้าใจอยู่แล้วว่า “ประสิทธิภาพย่อมมาจากความเป็นระเบียบ ความสามารถมองเห็นจากหัวหน้า” - โดยไม่ต้องมีการถาม
2-การสร้างกระดานในการควบคุมการตรวจงานให้เป็นไปตามแผนที่หัวหน้าสามารถมองกระดานก็รู้ได้ว่าแปลงไหนอยู่ในแผน (ใช้สีน้ำเงิน) หรือแปลงไหนล่าช้ากว่าแผน (ใช้สีแดง ) แทนการส่งรายงานที่ต้องอ่านซึ่งใช่เวลานานกว่า ….ที่สำคัญคือ – โดยไม่ต้องมีการถาม
3-การใช้กระดาษ Post-it ในการสื่อสารในจุดที่มีปัญหา (เหมือน Kanban)
 
 
การสร้างระบบควบคุมด้วยสายตาเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานได้เพราะ :
1-เมื่อผ่านขั้นตอนการสร้างข้อตกลงระหว่างหัวหน้าและลูกน้องแล้ว เครื่องมือนั้น ก็จะกลายเป็น “เครื่องมือควบคุมผลงาน” ของลูกน้องไปโดยอัตโนมัติ
 
2-หากลูกน้องไม่ Update ข้อมูลบนกระดาน อย่างน้อยที่สุด นั่นแสดงว่า – ลูกน้องกำลังเบี่ยงเบนจากข้อตกลง นั่นหมายถึงมีโอกาสที่ประสิทธิภาพด้านอื่นๆจะเบี่ยงเบนไปด้วย ซึ่งหัวหน้าสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการจับตาเปรียบเทียบกับลูกน้องคนอื่นๆได้

3-ในวัฒนธรรมไทย คำว่า “เกรงใจ” ดูเหมือนว่าจะมีอิทธิพลเหนือ “ประสิทธิภาพ” ได้ง่ายมาก การมีเครื่องมือควบคุมด้วยสายตาช่วยให้หัวหน้าขี้เกรงใจเหล่านั้น หลีกเลี่ยง “การถามด้วยวาจา” เพราะ “ถามบ่อยๆก็เกรงใจลูกน้อง กลัวลูกน้องคิดมาก !”(แล้ว Monitoring and Control ที่เรียนในตำราหมายถึงอะไร ?)
Dr. Liker กล่าวว่า “การใช้ระบบควบคุมด้วยสายตา” ไม่จำเป็นที่จะต้องใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย หรือซับซ้อน หากแต่ต้องเป็นสิ่งที่สื่อสารได้อย่างชัดเจน และมีประสิทธิภาพมากกว่า และสิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าการใช้ “วิธีอะไร” ก็คือ “ความยินดีร่วมมือในการปรับปรุงจากทุกคน” เพราะปราศจากมันเสียแล้ว ไม่ว่าใช้อะไร …. ก็สูญเปล่าทั้งนั้น !
พิชัย  อรุณพัลลภ
Department of Quality Management