บทความเรื่อง TQM ที่ฝ่ายมาตรฐานอาคารนำเสนอมาตลอด 34 ตอนที่ผ่านมานั้น เป็นการจบโครงสร้างที่1ซึ่งพูดถึงบทบาทของ “ความเป็นผู้นำ” ซึ่งสมาคมมาตรฐานอุตสาหกรรมญี่ปุ่น (Japanese Standards Association), และองค์การสหประชาชาติ สำนักพัฒนาอุตสาหกรรม (United Nations , Industrial Development Organization) เห็นว่าสำคัญที่สุดในฐานะ “กระดุมเม็ดแรก” จากกรอบโครงสร้างทั้งหมดที่จะต้องมีครบทั้ง 4 โครงสร้างเพื่อให้แนวคิด TQM เป็นจริงสมดัง “เจตนารมณ์ของธุรกิจที่ต้องการดำรงค์อยู่ด้วยความสามารถในการแข่งขันได้” ท่ามกลางสภาวะแวดล้อมที่มีการแข่งขันสูง และที่ทำให้เพิ่มความท้าทายยิ่งขึ้นไปอีก คือปัจจุบันเศรษฐกิจโลกมีความผันผวนอย่างมากจนไม่มีองค์กรไหนที่จะยอมเสี่ยงด้วยการบริหารงานอย่างประมาทด้วยประสิทธิภาพที่ต่ำ TQM ก็ยิ่งมีความจำเป็นเพิ่มขึ้นเป็นทวีคูณ !

TQM ประกอบไปด้วย 4 โครงสร้างหลัก (Module) และ 20 ข้อย่อย :

1 -นโยบายของผู้บริหารระดับสูง (CEO)
2 -การยืนยันการทำนโยบายให้เป็นจริง
3 -การจัดการด้านระบบ
4 -การจัดการด้านบุคลากร

5 –การกำจัดและการเก็บวัสดุ
6 -สุขอนามัยและสุขภาพ
7 -ความปลอดภัย

โครงสร้างที่ 3-ระบบและเครื่องมือ (Systems and tools) :

8  -การสร้างมาตรฐาน
9  -การแก้ปัญหา
10-กลุ่มย่อยคุณภาพ (QC Circles)
11-การใช้สถิติ
12-การให้ความรู้และการอบรม

โครงสร้างที่ 4-การผลิตและการขาย (Production and sales) :

13-การควบคุมการผลิต
14-การควบคุมขบวนการผลิต
15-การตรวจสอบ
16-การจัดการภายในสถานประกอบการผลิตและการใช้อุปกรณ์
17-การวัด
18-การจัดการร้านค้าที่ส่งวัตถุดิบ
19-การบริการหลังการขาย
20-การออกแบบและการพัฒนา

โครงสร้างที่ 2-สภาพแวดล้อมของการทำงาน (The work environment):

5 -การกำจัดและการเก็บวัสดุ

5.1-การย้ายสิ่งที่ไม่จำเป็นต่อการใช้งานออกจากพื้นที่
5.2-การย้ายชิ้นงานที่มีตำหนิออกจากพื้นที่
5.3-วางระบบการกองเก็บ
5.4-การจัดการระบบกองเก็บวัตถุดิบที่ใช้งานได้
5.5-การระบุเส้นทางจราจร
5.6-การบรรจุหีบห่อวัตถุดิบและสินค้าที่ผลิตเสร็จแล้ว
5.7- การกระตุ้นให้ทุกคนปฏิบัติตามกฎข้างต้น

5.1-การย้ายสิ่งที่ไม่จำเป็นต่อการใช้งานออกจากพื้นที่

a.สิ่งที่จะไม่มีวันถูกใช้ในอนาคต
b.สิ่งที่จะต้องถูกใช้งานในอนาคต

จงกำจัดข้อแรกทิ้งไปจากพื้นที่ และจัดวางข้อที่สองให้เป็นระเบียบด้วยชั้นวางของเป็นต้น การทำดังนี้จะช่วยทำให้มีพื้นที่ทำงานมากขึ้น การจราจรสะดวกขึ้น อุบัติเหตุจากการเดินสะดุดลดลง ทำให้การทำงานได้ชิ้นงานมากขึ้นหรือเร็วขึ้น เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ

2-การคัดสรรแยกแยะสิ่งที่จะใช้งานหรือจะไม่ใช้งานข้างต้นควรทำอย่างเป็นระบบดังนี้ :

a.วางเกณฑ์ที่จะใช้แยกแยะว่า “สิ่งที่จะใช้หรือไม่ใช้ดูอย่างไร?”
b.ระบุด้วยวิธีที่สังเกตง่ายๆว่าอันไหนจะแยกทิ้งเช่นการระบุสีพื้นที่ส่วนที่วางของที่จะย้ายออกไปเป็นต้น
c.วางตัวผู้รับผิดชอบในการแยกแยะ
d.จัดสถานที่ที่จะใช้วางสิ่งที่จะใช้งาน
e.ระบุกรรมวิธีที่จะใช้กำจัดสิ่งที่จะไม่ใช้
f.บันทึกข้อมูลสิ่งของที่ถูกกำจัดออกจากพื้นที่ไปแล้ว

3-ทำเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเลี่ยงการใช้วิจารณะญาณของคนแต่ละคนที่อาจแตกต่างกัน

4-สิ่งที่ไม่ต้องใช้อาจแบ่งออกได้หลายประเภท :

a.ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตเสร็จแล้ว หรือผ่านแผนกหนึ่งๆที่พร้อมสำหรับแผนกต่อไป ชิ้นงานต้นแบบ ชิ้นส่วนสำหรับในการผลิตที่มีมากเกินกว่าจำนวนที่ต้องผลิตในช่วงเวลาหนึ่งๆ เช่นในวันหนึ่งๆเป็นต้น
b.วัตถุดิบที่เลิกใช้แล้วเนื่องจากการเปลี่ยนแบบ
c.เครื่องมือเช่นรอก ถาดอุปกรณ์ต่างๆ

5-มีหลายสิ่งที่เราเคยใช้ในอดีตแต่จะไม่ใช้ในปัจจุบันหรือในอนาคตที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงดังนี้ :

6-ควรหาวิธีที่จะทำให้ผู้ที่จะเกี่ยวข้องสามารถเห็นสิ่งที่เราแยกแยะด้วยวิธีที่สังเกตได้ง่าย เช่นการผูกโบว์สีไหนแปลว่า :

a.ชิ้นไหนมีตำหนิที่ต้องซ่อมแซม
b.ชิ้นไหนที่ชำรุดอย่างสิ้นเชิง และต้องทิ้งหรือกำจัด
c.ป้ายระบุว่ากองนั้นๆเป็นกี่ชิ้นเช่น 10, 20, 30 ชิ้นเพื่อที่เขาจะได้ไม่ต้องมาเสียเวลานับอีก
d.ระบุผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บ
e.ระบุอายุ(สำหรับสินค้าที่มีอายุเหลืออีกเท่าไหร่ที่สามารถใช้ต่อได้)

7-การระบุข้อมูลที่แยกแยะในข้อ 6 มีหลายวิธี :

a.การใช้สี
b.การติดป้าย
c.การทำรายการบนกระดาน
d.การล้อมด้วยเชือก
e.การเก็บไว้ในห้องที่มีการระบุสิ่งที่อยู่ข้างใน

การกำหนดตัวผู้รับผิดชอบต่อรายการที่จะไม่ใช้

8-การมีผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจนมีประโยชน์อย่างมาก บุคคลนั้นจะต้องตัดสินใจในเรื่อง
เหล่านี้ :

a.รายการไหนที่ไม่ต้องใช้
b.รายการไหนที่ต้องเก็บ
c.รายการไหนต้องกำจัด
d.วิธีแยกแยะที่เหมาะสมควรเป็นวิธีไหน
e.รายการไหนควรเก็บในสถานที่เหมาะสมแบบไหน

การกำหนดสถานที่เก็บสำหรับรายการที่จะใช้

9-วัตถุดิบในการผลิตต้องแยกออกจากสินค้าที่ผลิตเสร็จแล้ว เราอาจจัดได้เป็น 2 ประเภท
ดังนี้ :

a.รายการที่ทั้งบริษัทสามารถเข้าถึงได้ง่ายเพราะใช้
ร่วมกัน
b.รายการที่ต้องอยู่ใกล้แผนกที่ใช้วัตถุดิบนั้นต้องอยู่
ใกล้กับแผนกนั้นๆ

การสร้างขบวนการในการกำจัดสิ่งที่ไม่ต้องการอีกแล้ว

10-การกำจัดสิ่งที่จะไม่ใช้อีกต่อไปมีขั้นตอนดังนี้ :

a.ผ่านการคัดแยกตามลายลักษณ์อักษรที่วางไว้ในขั้นตอนแรกอย่างเคร่งครัด
b.ผ่านการอนุมัติจากแผนกต้นสังกัดเป็นลายลักษณ์อักษร
c.ยืนยันวิธีกำจัดที่วางไว้
d.ทำลายชิ้นส่วนนั้นๆเพื่อไม่ให้เสี่ยงกับการเข้าใจผิดถูกนำกลับไปใช้ใหม่จนลดทอนคุณภาพของผลิตภัณฑ์สำเร็จในภายหลัง
e.การบันทึกรายการที่ถูกกำจัด

“การแยกแยะสิ่งที่จะใช้หรือไม่ใช้” ดูผิวเผินอาจจะเป็นเรื่องยิบย่อย แต่เมื่อดู “ประโยชน์และผลกระทบหากไม่มีการแยกแยะ” ที่จะที่มีต่อเรื่อง “การเพิ่มประสิทธิภาพ” แล้ว กลับทำให้เราตระหนักว่าแท้จริงแล้ว “เป็นเรื่องใหญ่”  !

Key words ของเรื่องนี้คือ ความชัดเจน การสื่อสาร ความปลอดภัย คุณภาพของสินค้าจากการไม่มีความเสี่ยงจากการหยิบวัตถุดิบที่ไม่สมบูรณ์ไปผลิต !